A gestão documental é uma parte essencial da vida de qualquer empresa. Para além de garantir a organização interna, é também uma exigência legal. Muitas vezes, a dúvida surge: durante quanto tempo é obrigatório conservar documentos fiscais e contabilísticos?

Prazo Legal de Conservação

De acordo com a lei portuguesa, os sujeitos passivos estão obrigados a arquivar e conservar, em boa ordem, todos os livros, registos e documentos de suporte por um prazo de 10 anos, salvo se existir disposição especial que estabeleça outro prazo.

Este dever aplica-se tanto a documentação em papel como a sistemas informáticos. Ou seja, quando a contabilidade é feita por meios digitais, devem igualmente ser guardados os elementos relacionados com a análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.

Boas Práticas: Para Além da Lei

Embora o prazo legal seja de 10 anos, recomenda-se cautela na destruição de certos documentos. Em particular:

• Comprovativos de pagamento de impostos: mesmo após o prazo legal, podem ser relevantes em caso de auditorias ou reavaliações fiscais.
• Documentos de aquisição de ativos tangíveis e intangíveis (como equipamentos, software, marcas ou patentes): estes comprovativos são importantes para efeitos de amortizações, reavaliações e eventuais processos de venda ou fusão de empresas.

Assim, o mais prudente é não destruir este tipo de documentação, garantindo uma salvaguarda adicional para a empresa.

Porque é Importante Cumprir

1. Segurança jurídica – Em caso de inspeções tributárias ou litígios, a empresa estará protegida.
2. Transparência – Um arquivo organizado transmite confiança a investidores, parceiros e colaboradores.
3. Gestão eficiente – Facilita a consulta de informação histórica e decisões estratégicas baseadas em dados fiáveis.

Conclusão

Cumprir o prazo de 10 anos é obrigatório, mas adotar boas práticas de arquivo documental pode evitar problemas futuros. A regra de ouro é simples: se o documento tem impacto fiscal, patrimonial ou jurídico a longo prazo, guarde-o.